Seit Inkrafttreten der 4 EU-Geldwäsche-Richtlinie müssen Verpflichtete (je nach Umsetzungsstand) so genannte “interne Hinweisgebersysteme” einrichten. Das bedeutet, dass sie Mitarbeitern ermöglichen müssen, Missstände bei der Erfüllung von AML/CFT Sorgfalts- und Meldeverpflichtungen anonym und ohne Gefährdung des persönlichen Weiterkommens innerhalb des Unternehmens zu melden.

Aus der Praxis weiß ich, dass diese Neuerung des Gesetzgebers nicht gerade freudig empfangen wurde. “Vernaderei”! “In einem funktionierenden Unternehmen geht’s auch ohne”! “Frechheit, für so etwas Geld auszugeben”! “Wir brauchen so etwas nicht”! … Das ist nur ein Auszug der Reaktionen von Verpflichteten.

Ich bin sehr geneigt, vielen dieser Stimmen zuzustimmen. Wenn die Unternehmenskultur passt, eine offene Kommunikationslinie zur Führung hin gegeben ist und wenn die Schulungs- und Kontrollmechanismen so dicht gestrickt sind, dass jeder Mitarbeiter genau weiß, was er zu tun hat und was er lieber lassen sollte. WENN.

Tatsache ist, dass das in vielen Unternehmen nicht der Fall ist. Und Tatsache ist auch, dass es am Ende des Tages völlig egal ist, was Sie oder ich von internen Hinweisgebersystemen halten. Sie haben welche einzurichten. Punkt. Und wenn man diesen Schritt schon gehen muss, kann man auch die Vorteile beleuchten.

Interne Hinweisgebersysteme ermöglichen Ihnen, von Mißständen im Unternehmen zu erfahren, bevor die Behörde dies tut.

Ein Großteil der aktuellen regulatorischen und medialen “Aufreger” sind über Whistleblowing zu Stande gekommen. Mitarbeiter haben entweder die Medien oder die Aufsichtsbehörden informiert und daraus wurden Fälle wie die Siemens Untersuchung, die Offshore-Leaks, der Danske Bank Skandal aber auch aktuell Wirecard. Warum haben Whistleblower in diesen Fällen gemeldet? Weil Sie den Mißbrauch der Systeme nicht länger ansehen wollten. Und (aber das kann ich nur vermuten) weil sie keine Möglichkeiten sahen, die Mißstände intern zu klären oder auch nur darauf hinzuweisen.

Fakt ist, dass die Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems eine Umgebung schafft, in welcher Mitarbeiter auch intern anonym “Gehör” finden. Damit erhalten Sie auch als Verantwortlicher die Möglichkeit, Informationen zu erhalten bevor die Behörde dies tut. Sie können also frühzeitig reagieren und den ordnungsgemäßen Zustand herstellen. Das ist dann wiederum was Gutes, oder? Dass dieses interne System nicht dazu mißbraucht wird, zwischenmenschliche Befindlichkeiten auszuleben, ist dann wiederum eindeutig eine Frage der Unternehmenskultur. Dass Sie dem Mitarbeiter die potenzielle Möglichkeit geben in einer subjektiv sicheren Umgebung zu Wort zu kommen, auch.

Ob eine Schuhschachtel im Abstellraum die gewünschte Außenwirkung hat, müssen Sie selbst entscheiden.

Einige, vor allem kleinere, Unternehmen haben den Minimalweg der Umsetzung gewählt. Mangels leistbarer Alternativen (vor allem in der Zweck-Mittel-Relation) steht an einem abgeschiedenen und wenig frequentierten Platz ein Schuhkarton oder ein vergleichbares Behältnis. Rein faktisch gesehen, genügt dies. In der Außenwirkung ist damit jedoch eine klare Aussage verbunden: “Es ist nicht erwünscht, dass diese Schachtel befüllt wird”. Oder härter: “Hinweisgeben findet bei uns nicht statt”. Wäre ich ein Mitarbeiter, würde ich mir jedenfalls gut überlegen, ob ich dieses Angebot des Dienstgebers nutze.

Ich hatte in den vergangenen Monaten zahlreiche Gespräche zu diesem Thema. Häufig mit verzweifelten oder zumindest ratlosen Verpflichteten, die nach Lösungen suchten. Ich habe mich daher auf die Suche nach einer Lösung gemacht die:

  • kostengünstig
  • leicht umsetzbar und
  • 100% diskret ist sowie
  • allen Anforderungen des Gesetzgebers entspricht.

Das ist (glaube ich) ganz gut gelungen. Ich darf Ihnen daher an dieser Stelle den “elektronischen Schuhkarton” als eine Umsetzungsmöglichkeit vorstellen. Nähere Informationen dazu finden Sie auf https://aml-whistleblowing.eu. Für Fragen stehe ich Ihnen wie gewohnt unter office@aml-compliance.eu zur Verfügung.